Как определить правильный порядок выполнения дел…

Знаете ли вы, в каком порядке нужно выполнять все ваши многочисленные дела?

Согласитесь, иногда трудно определить, что за чем нужно делать, или за что браться после завершения очередного дела.

Это может создавать различные проблемы: не получили ожидаемый результат, слишком много времени потратили, не выполнили важного, потратили время впустую, забыли что-то сделать в срок…

Хотели бы вы правильно определять хронологическую и логическую последовательность своих дел и избавиться от этих и других проблем?

Если да, тогда эта статья вам в этом поможет…

‎

Существует множество методов организации дел в конкретную последовательность. Ниже приведены самые полезные из них. Вы можете попробовать каждый из них в отдельности, понять, какие вам больше всего подходят и применять в дальнейшем только их.

 

1. Приоритизация

 

Нужно определить приоритет дела – его важность по сравнению с другими делами. Приоритет можно обозначить цифрой 1,10,100…, чем больше значение, тем более важным является дело.

Затем нужно отсортировать список дел по их приоритету в убывающем порядке. Тогда в начале списка окажутся самые важные дела, которые нужно выполнить в первую очередь. В такой последовательности их и делайте.

Отдельный вопрос – как определить приоритет. Тут можно применить субъективный подход – «на глаз» оценить, насколько дело для вас лично важно и поставить соответствующую цифры (например, сходить в магазин для меня важно на 10 баллов, а написать эту статью – на 100…).

Есть более объективные методы, например, попарное сравнение дел или многоранговое ранжирование, о которых подробнее написано в методе Приоритезация личных целей и дел.

 

2. Диаграмма Ганта

 

Этот мощный инструмент, разработанный американским инженером Генри Гантом в 1910г, представляет из себя список дел, привязанных к конкретным датам начала и конца и объеденных друг с другом в логическую цепочку.

Для определения продолжительности дел можно делать экспертную оценку. Но для большинства дел достаточно будет и вашей субъективной оценки на основе личного опыта, сколько примерно может занять конкретное дело.

Для определения очередности дел также нужна экспертная или субъективная оценка. Если существует готовая технология для получения результата, тогда можно воспользоваться ею. Как, например, для постройки дома есть вполне четкая последовательность (разработка проекта, покупка земли, закладка фундамента…). Если же технологии нет, тогда можно разместить дела в предполагаемой последовательности и регулярно вносить корректировки при появлении нового опыта.

 

3. Календарь

 

Каждое дело можно привязать к определенному дню календаря. Те, что более важны, добавлять на ближайшее время. Если у дела есть дата начала, то привязывать его именно к этой дате. Если назначен крайний срок завершения, то дело лучше привязать заранее, за несколько дней до дэдлайна, в зависимости от его трудоемкости.

Тогда каждый день можно просто делать то, что запланировали на сегодня. В конце дня отмечать выполненные дела и переносить на другой день то, что не получилось сегодня завершить.

 

4. Срочно-Важно

 

 

Для каждого дела можно определить 2 критерия – насколько дело срочно и насколько оно важно. Оценку можно делать по шкале от 1 до 10. Затем все дела можно разместить в координатной плоскости, как показано на рисунке.

В первую очередь нужно выполнять дела, которые близки к верхней границе, т.е. самые срочные дела. Затем нужно выполнять дела у правой границы – самые важные дела.

Дела, которые близки к 0 можно отложить в долгий ящик или вообще от них отказаться.

 

 Что потом

Описанные выше методы эффективно помогают снять головную боль, которую создает вопрос «Чем же мне заняться дальше?». С их помощью вы определите чёткую последовательность действий, останется лишь шевелить руками, ногами и головой для получения реальных результатов.

А комбинирование этих методов поможет еще лучше осознать, что важно и это нужно выполнить в первую очередь, а от чего и вовсе стоит отказаться.

 

Практическое использование

Для практического применения описанных методов можно использовать обычную бумагу и ручку. Но могут возникнуть сложности с редактированием записей, внесением корректировок и поиском нужной информации.

Поэтому лучше использовать современные компьютерные или мобильные приложения и веб-сервисы.

В рамках системы «СиРиОС» создан такой сервис – онлайн-органайзер «Личные цели». Он позволяет хранить всю необходимую информацию о делах и целях в одном легко доступном месте, приоритизировать их, назначать сроки, распределять по календарю и многое другое.

 

 

 

Сервис «Личные цели» предназначен не просто для удобной записи дел. Его главная задача – помочь Вам успешно самореализоваться. Он позволяет организовать ваши дела и цели в единую, надежную систему, прояснить конечный результат и способы его достижения. В целом – он помогает увидеть весь путь вашей самореализации, что сделает вас увереннее, эффективнее, успешнее и счастливее.

 

ОРГАНИЗОВАТЬ СВОИ ДЕЛА, ЦЕЛИ И ЖИЗНЬ…

 

 

С уважением, Команда проекта "Личное развитие и самореализация"

Руководитель: Сергей Марченко

Создатель "СиРиОС" и ManProgress.com
Тренер по осознанной самореализации
Лайф-коуч, консультант, системотехник