Организация личных целей и дел © / Методы / Личное развитие и самореализация

Зачем нужно организовывать личные цели и дела, какую систему для этого можно использовать и из каких элементов она может состоять

Можете ли вы прямо сейчас ответить:
- сколько дел Вам нужно выполнить в ближайшее время и к какому сроку?
- сколько дел Вы бы хотели выполнить, но неважно когда?
- как выполнить все дела и с минимальными затратами?
- сколько дел Вы поручили выполнять другим людям и выполнены ли они в срок?

Попытавшись ответить на эти вопросы, у большинства людей появится беспокойство или даже страх из-за осознания "горы" дел, которая "висит" на их плечах, и незнания, как и в каком порядке нужно их выполнять.

Основными причинами беспокойства из-за невыполненных дел являются:
- непонимание целей, их причин и образа желаемых результатов, которые необходимо получить при выполнении дел;
- страх забыть какие-то важные дела;
- отсутствие полного визуального списка дел, которые требуется выполнить;
- незнание как выполнить некоторые дела;
- плохое представление важности дел и порядка их выполнения;
- отсутствие напоминаний о делах, имеющих определенный срок исполнения;
- плохой контроль дел, порученных выполнять другим людям.

Для повышения личной эффективности и устранения этих причин необходимо концентрироваться на фактическом исполнении дел, а не на их повторяющемся обдумывании.

Для этого их нужно организовать в единую систему, включающую 5 повторяющихся действий:

Материализация

Анализ

Организация

Обзор

Выполнение

Для начала определимся с понятиями:

Действие – это процесс преобразования ресурсов системы для изменения своего состояния или состояния другой системы (воздействие) с целью удовлетворения потребностей и достижения поставленной цели

Дело (работа, занятие) - это множество действий, выполняемых системой в соответствии с определенным планом для достижения цели и получения четко сформулированного желаемого результата

Цель - это желаемое состояние системы, для достижения которого она тратит ресурсы, выполняет действия и при успешном достижении получает определенный результат

Материализация

В восточных боевых искусствах есть понятие - кристально чистое сознания, как вода.

Находясь в таком состоянии, человек расслаблен и спокоен, у него отсутствует страх, он готов использовать новые возможности, предоставляемые окружающим миром каждое мгновение, и использовать их против своих врагов.

Поэтому, чтобы перестать беспокоиться из-за невыполненных дел, расслабиться и заняться обдумыванием новых грандиозных идей, в первую очередь нужно сделать свое сознание кристально чистым - "выкинуть" все дела из головы.

Выпишите на листы бумаги или другое материальное хранилище всё, что беспокоит вас в данный момент, чтобы можно было визуально ощутить все дела. Это значительно разгрузит сознание, но не до конца, сделает Вас более спокойным и расслабленным. К тому же человеку крайне сложно выполнять в уме анализ большого количества информации.

Например, каждому человеку легко посчитать, сколько будет 1+2*3. А как насчет такого примера: ((15*47-367/36)*84-68/(284+846/97-64*54))^(398/87). Большинству людей не способно производить подобный анализ в уме, но если записать все данные из головы на листок (числа), определить связи между этими данными (операции) и воспользоваться подходящим инструментом (калькулятором), то задача анализа становится крайне простой.

При появлении новых дел сразу их материализуйте, записав в список "Новые дела".

Для получения более подробной информации о процессе материализации изучите метод Материализация идей. Ментальные карты.

Анализ

Для каждого дела обязательно проясните цель, ради которой и нужно его выполнить. Не зная цели, дело можно выполнять бесконечно, т.к. не понятно когда следует остановиться.

Все цели материализуйте и сформируйте их иерархию. У каждой цели опишите желаемый результат, который требуется получить при ее достижении, и причины, по которым необходимо ее достичь. Конечно, более логично было бы составить иерархию целей, а потом записать все дела, необходимые для их достижения - подход "сверху-вниз". Но человеку гораздо легче описать дела, а не цели. Поэтому если есть затруднения с определением целей, лучше воспользуйтесь подходом "снизу-вверх", т.е. сначала опишите все дела, которые нужно или охота выполнить, а потом уже объедините их и сформулируйте общие цели.

Иерархия целей как бы корень и ствол с ветками у "дерева" личного развития, а дела - это листья, которые сначала являются почками (невыполненные дела). Чтобы развиваться, нужно постоянно делать ствол и ветки толще - ставить перед собой более грандиозные и трудные цели, и максимально быстро наращивать листья - эффективно выполнять дела.

У каждого дела, как и у целей, есть желаемый результат, являющийся промежуточным на пути достижения цели. Обязательно сформулируйте его и запишите рядом с делом.

Для каждого дела определите следующее конкретное действие. Человек боится начинать выполнять некоторые дела, потому что не знает, что конкретно нужно сделать. Хотя, чтобы в этом разобраться, требуется достаточно мало времени. Поэтому крайне важно обдумать каждое дело и пока не будет сформулировано и записано следующее конкретное действие, нельзя переходить к анализу других дел.

Если возникают трудности при определении следующего действия, изучите методы Решение проблем и Генерация полезных идей.

Если у дела есть крайний срок исполнения, то запишите его рядом с делом.

Если дело периодически повторяется, например, составление еженедельного отчета по проекту в пятницу, то запишите рядом с делом его периодичность - раз в неделю в определенный день, по определенным дням недели, каждый день или через несколько дней и т.п.

У некоторых дел может быть контекст выполнения - определенные условия окружающей среды, которые необходимы для выполнения дела и без которых дело не может быть завершено. Если дело имеет контекст, то запишите его рядом с делом.

Например, для звонков нужен телефон, для совещаний нужно присутствие необходимых людей, для покупок нужно находиться в магазине и т.п.

Обязательно подумайте, требуется ли дело выполнять самому или можно делегировать (поручить) его другому человеку или организации. Это необходимо для улучшения и оптимизации процесса достижения цели и для освобождения личного времени, что сделает Вас еще более спокойным и даст возможность обдумывать и выполнять более важные дела, но требует выделения других ресурсов (денег, оборудования и т.п.). Запишите для делегированных дел кто должен их выполнять.

Итак, анализ дела состоит из определения: цели, желаемого результата, следующего конкретного действия, крайнего срока исполнения, периодичности, контекста и возможности делегирования.

Организация

Проанализировав каждое дело, распределите их по спискам:
- Новые: в этот список добавляйте все, что беспокоит. Раз в 1-2 дня проводите анализ дел этого списка и переносите их в один из следующих списков.
- Выполнить: в этот список попадают дела, которые требуется выполнить самому в ближайшее время. Обычно у таких дел есть крайний срок исполнения.
- Делегировать: если дело поручено другому человеку или организации, то оно попадает в этот список, где нужно указать кто его выполняет и к какому сроку.
- Отложить: это дела, которые нужно или охота выполнить, но при наличии свободного времени или других ресурсов. Когда решите выполнить дело из этого списка, перенесите его в список "Выполнить" или "Делегировать" и укажите срок исполнения.
- Выполненные: после выполнения дела из списков "Выполнить" или "Делегировать" перемещайте его в этот список. Он является неким архивом дел и желательно записывать дату выполнения дела для анализа личной эффективности и проделанной работы, например, за последний месяц.
- Отказаться: если Вы решили, что дело не стоит выполнять совсем, то поместите его в этот список. Он пригодиться, когда дело из него Вы уже забыли, но оно снова всплыло в памяти и, чтобы не выполнять его материализацию, анализ и организацию снова, просто проверьте есть ли оно в этом списке.

Также дела нужно классифицировать по их контекстам. Составьте списки "Звонки", "В офисе", "Дома", "В магазине" и т.п. Находясь в соответствующем контексте (например, дома), просматривайте соответствующий список ("Дома") и выполняйте дела из него.

Для срочных и повторяющихся дел нужно настроить напоминание. Составьте отдельный список "Срочные дела" и добавляйте в него дела и их сроки на ближайшую неделю-месяц. Просматривайте и актуализируйте его каждый день. Эти напоминания крайне важны, т.к. освобождают от необходимости помнить что и когда нужно выполнить и делают сознание более чистым. Для дел на сегодня-завтра лучше добавить напоминание в телефон или записать их в ежедневник.

Цели, как и дела, распределите по спискам:
- Новые: все цели, которые нужно или охота достичь. Эти цели нужно проанализировать и перенести в один из следующих списков.
- Достичь: цели этого списка решено достичь в ближайшее время. Для этих целей добавьте в систему все дела, которые необходимы для их достижения.
- Отложенные: если цели будут достигнуты позже, при наличии времени и других ресурсов, то добавьте их в этот список. Если принято решение достичь какую-либо цель из этого списка, то перенесите ее в список "Достичь".
- Достигнутые: после достижения цели перенесите ее в этот список. Естественно, цель не может быть достигнута, если не достигнута хотя бы одна подцель в ее иерархии. Этот список поможет проанализировать Вашу успешность.

Составив списки дел и целей, определите какие из них самые важные и их нужно выполнить/достичь в первую очередь. Для этого выполните их приоритезацию, воспользовавшись методом Приоритезация личных целей и дел. Приоритет также запишите рядом с делами и целями и лучше отсортировать списки по приоритету.

Обзор

Организовав свои дела в единую систему списков, необходимо их периодически просматривать и принимать решения по каждому пункту - актуализировать их.

Список срочных и повторяющихся дел просматривайте каждый день, а лучше несколько раз в день, чтобы не переживать о том, что забыли о каком-то деле или не выполнили его в срок. Определив наиболее приоритетное дело в этом списке, принимайтесь к его выполнению, пока не завершите его.

Список делегированных дел просматривайте реже - 2-3 раза в неделю. Каждый раз связывайтесь с людьми, которые их выполняют, и узнавайте выполнено ли дело или на какой стадии выполнения оно находится.

Список отложенных дел можно просматривать раз в неделю. Если появляется свободное время для их выполнения, то перенесите их в список "Выполнить" или "Делегированные" и запишите срок исполнения.

Списки срочных, повторяющихся и делегированных дел являются оперативными, поэтому всегда держите их под рукой и просматривайте каждый день.

Списки целей также необходимо периодически просматривать и актуализировать. Эти списки являются тактическими и стратегическими, поэтому их обзор можно делать раз в неделю или еще реже.

Выполнение

Следующий совет для принятия решения о выполнении дела является универсальным:

Всегда в первую очередь выполняйте самые высокоприоритетные дела

Но нужно учитывайте следующие факторы:
- контекст: нельзя начать выполнение дела, не находясь в нужных условиях. Например, нельзя совершить звонок, не имея под рукой телефона. Если вы считаете, что дело является важным и его нужно выполнить прямо сейчас, то создайте вокруг себя нужный контекст (найдите телефон).
- время: оцените, сколько на завершение дела целиком или частично требуется свободного времени. Если оно есть прямо сейчас, то начните его выполнять. Например, если через 10 минут назначена встреча, то не стоит начинать дело, которое требует нескольких часов, но можно позвонить или ответить на письмо.
- силы (энергия): у человека есть внутренние биологические часы, которые влияют на уровень сил человека и, не имея достаточно сил для выполнения дела, не нужно его и начинать. Например, самые сложные дела можно выполнять с утра, когда только пришли на работу и еще много сил. А всякую мелочь можно отложить на конец дня, когда уже чувствуется усталость.

Приняв решение о выполнении дела, необходимо составить план действий для получения результата.

План – это описание последовательности действий, условий их выполнения, требуемых ресурсов, правил их использования и подцелей, реализация которых позволяет достичь поставленной цели

Он нужен, чтобы быть уверенным в правильности следующего конкретного действия. Когда он не дает такой уверенности – нужно менять план для обеспечения личной гибкости и непредсказуемости для окружающих, что повышает личную конкурентоспособность.

Некоторые люди боятся начинать дело только потому, что не знают, что конкретно нужно для его завершения. Хотя достаточно немного подумать об этом и записать все, что пришло в голову, воспользовавшись методиками "мозговой штурм" или "ментальные карты". Некоторым людям достаточно представить то, как они выполняют это дело, и план действий формируется практически сразу.

Планировать можно только те дела, которые проанализированы и организованы, т.к. нужно иметь четкое представление желаемого результата и цели этого дела и необходима материализация плана, чтобы визуализировать "путь" к результату (построить карту).

Не нужно бояться планировать и пренебрегать им, с опытом планирование станет все более точным и эффективным, но только если постоянно заниматься им.

Если возникают проблемы при составлении или исполнении плана, то изучите методы Решение проблем и Генерация полезных идей.

Возможно, в процессе выполнения дела появятся неожиданные и срочные дела, например, требование начальника составить отчет о текущих работах по проекту или звонок клиента. Таких дел нельзя бояться и ненавидеть. Возможно, они окажутся действительно важнее того, чем Вы занимались, и принесут гораздо больше результатов. Умение реагировать на такие дела значительно влияет на Вашу конкурентоспособность.

Критичные факторы успеха системы

Чтобы эта система повысила личную эффективность, обязательно выполняйте следующие критические действия:
- материализуйте абсолютно все дела и все, что беспокоит или боитесь забыть;
- четко формулируйте желаемый результат выполнения дел и цель, к которой оно относится;
- распределяйте дела по соответствующим спискам, периодически просматривайте и актуализируйте их;
- у каждого дела должно быть описано следующее конкретное действие или план действий;
- для срочных дел должно быть настроено напоминание (список, в телефоне, ежедневнике).

Если какие-то из этих критических действий Вы не будете выполнять, то Вы по-прежнему будете переживать из-за невыполненных дел и не сможете расслабиться и получать удовольствия от достижения своих целей.

Обобщение системы организации целей и дел

Итак, чтобы повысить личную эффективность, избавиться от беспокойства из-за невыполненных дел и очистить свое сознание для генерации более грандиозных целей и дел, нужно организовать их в единую систему, состоящую из:
- 5 повторяющихся действий (материализация, анализ, организация, обзор и выполнение);
- списков (для дел - новые, выполнить, отложить, делегировать, выполнить, отказаться; для целей - новые, достичь, отложить, достигнутые; списки по контекстам);
- напоминаний (список "Срочные дела", ежедневник, напоминания в телефоне);
- приоритетов.

Высказывания о личном развитии

В жизни важно не столько положение, в котором находишься, сколько направление, в котором движешься (Эрнст Холмс)
Как много дел считались невозможными, пока они не были осуществлены (Плиний Старший)
Первый шаг - это половина любого дела (греческая поговорка)
Мало знать, надо и применять. Мало хотеть, надо и делать (И. Гете)
Проблема состоит не в том, как усвоить новые идеи, а в том, как избавиться от старых (Нэнси Остен)

ХОТИТЕ УЗНАТЬ ОБ ЭТОМ ЕЩЕ БОЛЬШЕ?

Тогда прочитайте книгу

Практическое руководство по наведению порядка в жизни и успешной самореализации при поддержке онлайн-органайзера «Личные цели». Более 120 методов, техник и стратегий организации дел, планирования и достижения личных целей.

Научитесь делать первый шаг к достижению успеха
с помощью тренинга
Тренинг уверенности в себе

Научитесь быстрее генерировать идеи для выполнения дел
с помощью тренинга
Развитие воображения

Организуйте личные цели и дела
в описанную систему с помощью сервиса
Бесплатный онлайн органайзер, ежедневник, планировщик дел и задач, календарь - Личные цели