Сортировка списка целей и дел, как метод поиска и принятия решений… [отрывок из книги]

Представляем вашему вниманию еще один отрывок из нашей новой книги «СОДиС – система организации дел и самореализации», над которой мы сейчас упорно трудимся (уже набралось более 250 страниц и описано около 90 практических методов).

 

При организации целей и дел часто возникает ситуация, когда накапливается огромное количество информации о делах, их списки становятся очень большими, что существенно затрудняет поиск нужной информации и принятие решения, какие дела выполнять в первую очередь.

Избавиться от этой проблемы, навести порядок в делах и ускорить поиск информации позволяет сортировка – упорядочивание списка по заданному критерию.

Пожалуй, самая главная польза от сортировки в том, что она помогает принять решение, что нужно реализовать в первую очередь и в каком порядке. Например, если отсортировать дела по приоритету, то в начале списка будут самые важные и сначала нужно выполнять именно их.

Для дел основными критериями сортировки являются:

‎

Название: список сортируется по названию дела. Такую сортировку можно делать, когда хорошо помнишь название дела. Тогда поиск нужного дела в таком списке может быть очень быстрым.

Сроки: дела сортируются по дате начала или по крайнему сроку. Эту сортировку можно делать, когда требуется получить список дел в порядке их выполнения во времени, например, список «Срочное». Тогда в начале списка будут дела с ближайшим сроком, которые надо выполнить раньше всех. Главное, чтобы у дел были установлены правильные сроки с равномерным распределением во времени, а не было такого, что на одно время назначено 10 дел. В этом поможет такие инструменты планирования, как календарь или ежедневник. Список срочных дел нужно просматривать как можно чаще, чтобы не пропустить их и сделать вовремя.

Список по состоянию: дела можно отсортировать по его состоянию, тогда в начале могут быть новые, необдуманные дела, затем дела, которые выполняются сейчас, далее – делегированные, потом отложенные и в конце – завершенные. Такая сортировка полезна, например, в рамках одной папки, чтобы было хорошо видно, какие дела в каком состоянии находятся, можно было обдумать их и изменить их состояние, например, начать выполнять отложенное дело или проверить, как выполняется делегированное дело.

Приоритет, важность, срочность: пожалуй, чаще всего дела сортируются по их значимости в достижении цели. Для этого их упорядочивают по приоритету (относительная значимость дела по сравнению с другими делами), важности (ценность дела для достижения цели), срочности (как быстро нужно выполнить дело) или по сумме важности и срочности. Это позволяет получить список, в котором в начале будут самые значимые дела. Тогда можно выполнять дела по порядку с самого начала. Конечно их порядок можно, а чаще всего даже нужно, корректировать, т.к. эти дела могут быть зависимы от нижележащих, менее приоритетных дел (тогда таким делам надо поднять приоритет и поместить их в начало списка) или для них нужны специальные условия (тогда можно пока выполнять нижележащие дела, а при появлении возможности вернуться к более значимым делам). Как и со сроками, нужно правильно определять приоритет дел. В этом помогут методы приоритизации.

Завершенность: в таком списке в начале будут находиться дела, близкие к завершению, например, выполненные уже на 90%. Их можно выполнить в первую очередь, чтобы быстрее получить нужный результат, сократить список дел, что снижает эмоциональное напряжение из-за «горы» дел, и перейти к следующим важным делам.

Желанность: в начале такого списка будут самые желанные дела, которые больше всего хочется выполнить. Но тут есть подвох – ближе к концу списка будут наименее желанные дела, но которые тоже нужно выполнить. Такие дела будут создавать эмоциональное напряжение, беспокойство, тревогу, стресс, ведь их совсем не хочется или даже боишься делать. Поэтому, согласно методике «Съешьте лягушку», лучше делать наоборот – сначала выполнять самые нежеланные дела или хотя бы смешивать их, т.е. сначала делать нежеланное, потом желанное и т.д. Тогда, избавившись от нежеланных дел, остальные дела можно будет выполнить гораздо эффективнее и с еще большим желанием.

Сложность: т.е. сортировать по общему количеству действий. В начале такого списка будут самые сложные дела, с самым большим количеством работы, которую нужно выполнить для получения результата. Они могут вызывать беспокойство и стресс, т.к. как правило человек боится сложных дел, старается отложить их и не делает даже первых шагов, хотя они могут оказаться очень простыми. Лучше в первую очередь начать именно с самых сложных дел, чтобы снизить эмоциональную напряженность. Тогда менее сложные дела будет выполнять легче и приятнее, т.к. не будет переживания, что есть еще впереди сложные дела. К тому же при выполнении сложных дел зачастую возникают ситуации, когда нельзя сейчас выполнить очередное дело (например, нужно чего-то дождаться, чтобы что-то «созрело», или выполнение дела зависит от другого человека, который сейчас недоступен…). Тогда можно переключиться на другие, более простые дела.

Незавершенная работа: список сортируется по количеству невыполненных действий. Тогда в начале списка будут дела, по которым осталось выполнить больше всего работы. Такие дела лучше выполнять в первую очередь, т.к. при их выполнении могут возникнуть затруднения (нехватка ресурсов, неподходящие условия…) и какие-то действия нельзя будет выполнить прямо сейчас. Тогда такие дела можно будет отложить, выполнить следующие, а при появлении возможности вернуться к ним. Это повысит эффективность достижения целей в целом. Или наоборот, можно выполнить сначала дела, по которым осталось меньше всего работы, чтобы быстрее получить результат, сократить список дел и перейти к следующим важным делам.

Цвет: т.к. цвет обозначает дела по определенным критериям, то список можно отсортировать и по цвету. Такой список будет располагать рядом дела с одинаковым цветом, т.е. со схожими критериями, например, рядом могут быть важные дела, или дела по определенному проекту. Очевидно, что такую сортировку нельзя делать вместе с группировкой по цвету, т.к. при этом в одном списке будут находиться дела с одинаковым цветом. Но можно применять другие типы сортировки, например, по приоритету.

 

Разные списки можно сортировать по разным критериям в зависимости от их назначения. Например, список «Срочное» лучше сортировать по дате начала, список дел в цели – по приоритету, список дел по проекту – по сложности и т.п. Также можно применять сразу несколько типов сортировки, например, отсортировать дела по списку по состоянию или по цвету, а в каждой получившейся группе отсортировать по приоритету или по желанности.

 

Чтобы все эти операции было выполнять удобно и очень быстро, можно использовать онлайн-органайзер «Личные цели». В нем можно не просто вести список дел, но и максимально детально их описывать, чтобы прояснить и выполнить еще эффективнее. А возможности группировки и сортировки позволят навести порядок абсолютно во всех делах, по любым проектам и областям жизни. Также в органайзере можно сортировать дела и цели по дате добавления (чтобы найти самые новые), изменения (чтобы найти те, которые недавно обновляли) или завершения (чтобы найти те, которые недавно выполнили).

И на днях мы опубликовали очередное обновление, расширяющее возможности сортировки: в делах, целях и планах мы добавили сортировку по сложности и незавершенной работе, чтобы принимать решения стало еще проще.

Чтобы изменить сортировку дел, откройте органайзер по ссылке ниже, в разделе "Дела" добавьте нужные дела (если еще не добавили), нажмите на иконку настроек раздела (иконка-шестеренка под кнопкой "Добавить дело") и в открывшемся окошке выберите нужный критерий в списке "Сортировать". Также можно указать направление сортировки: по убыванию или возрастанию, нажав на иконку-стрелку справа от списка "Сортировать".

 

Организуйте свои дела, цели и планы прямо сейчас, с помощью современного органайзера «Личные цели».

 

 Напишите своё мнение об этом внизу.

 Расскажите о статье друзьям, возможно, она будет им полезна.

 

С уважением, Команда проекта "Личное развитие и самореализация"

Руководитель: Сергей Марченко. Создатель "СиРиОС" и ManProgress.com, практический психолог, тренер по самореализации, лайф-коуч, консультант, системотехник

 

 

 

P.S. Надеюсь вы уже посмотрели новый видео-обзор органайзера, который мы опубликовали совсем недавно. ПОСМОТРЕТЬ ОБЗОР...